Warum wir Lean Thinking im Büro lieben (und Sie sollten das auch!)

In jedem Arbeitsumfeld gibt es Ineffizienzen, egal ob in einer Fabrikhalle oder in einem Büro. Ineffizientes Arbeiten kann zu Produktivitätsverlusten, unnötigen Wartezeiten und Zeitverschwendung sowie anderen Problemen führen, die Geldverschwendung und verpasste Chancen bedeuten.

Noch schlimmer ist es, wenn diese Abteilungen überhaupt keinen Umsatz generieren. Durch die Anwendung der fünf Prinzipien des Lean-Denkens können Unternehmen ihre Zeit und Arbeitsbelastung effizienter nutzen und einen reibungslosen Betrieb mit weniger Problemen und – am besten – weniger Meetings gewährleisten.

Wert erkennen

Jedes Unternehmen hat mit Zeit- und Geldverschwendern zu kämpfen. Wir kennen zum Beispiel niemanden, der Meetings liebt. Große Unternehmen und Regierungsbehörden haben jedoch jedes Jahr Dutzende von Ausschüssen und Hunderte von Meetings. Tatsächlich so viele, dass die Chance, wirkliche Arbeit zu erledigen, nur in den zwei Stunden besteht, in denen es keine Meetings gibt.

Andere Zeitfresser sind das ständige Beantworten von E-Mails, das Drucken und Ablegen aller Dokumente und sogar Leute, die die Arbeit ständig unterbrechen, „nur um zu plaudern“. Indem Sie Bereiche identifizieren und eliminieren, die keinen Mehrwert bringen – die Anzahl der Ausschüsse reduzieren, unnötige Meetings vermeiden, alle Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem speichern – können Sie die Produktivität steigern, was die Margen erhöht und das Unternehmen gesünder macht.

Ordnen Sie den Wertstrom zu 

Wir sind an einem Punkt angelangt, an dem immer mehr Abteilungen Einfluss auf das Marketing eines Unternehmens haben. Dank der sozialen Medien rücken Bereiche wie der Kundendienst ins Rampenlicht. Unternehmen nutzen Twitter, um Probleme zu lösen, da die Leute ihre Kundendienstprobleme öffentlich machen. Wir sehen auch immer mehr Leute, die Unternehmen danken und sie fördern, die ihnen helfen. Infolgedessen wird der Kundendienst zu einer Mundpropaganda-Marketinglösung.

Abteilungen, die mit der Öffentlichkeit zu tun haben, tragen heute zum Umsatz bei, sei es, dass sie diesen steigern oder sogar dafür sorgen, dass Kunden angewidert das Geschäft verlassen. Sie sollten die Mitarbeiter dieser Abteilungen darin schulen, einen hochwertigen Kundenservice zu bieten, grundlegende Verkaufstechniken anzuwenden und sogar Marketingkenntnisse zu vermitteln. Je mehr Leute bei der Kundenbindung helfen, desto einfacher ist es, Kunden zu halten.

Schaffen Sie einen Fluss, indem Sie Verschwendung vermeiden

Flow in der Fabrik bedeutet, ohne Unterbrechungen zu arbeiten. Flow im Büro ist das Gleiche: Lassen Sie die Leute ohne Unterbrechungen arbeiten, indem Sie Verschwendung vermeiden. Einige der größten Verschwendungen (Mudas) in einem Büro können Warten, Überverarbeitung (zu viele Meetings, zu viele Entscheidungsebenen) und sogar Überproduktion (tägliche Statusberichte, wöchentliche Update-Meetings) sein. Die Leute können ihre Arbeit nicht erledigen, wenn sie die ganze Zeit damit verbringen, Ihnen zu sagen, wie viel Arbeit sie erledigt haben. Wenn Sie 90 Minuten Verschwendung pro Tag vermeiden könnten, würden Sie der Woche einen zusätzlichen Tag Produktivität hinzufügen.

Schaffen Sie Customer Pull

Customer Pull bedeutet, dass die Kunden Ihnen sagen, was sie wollen, und Sie Ihren Wertstrom aufbauen, um es ihnen zu geben. Dies kann sogar bedeuten, ganze Abteilungen neu zu organisieren, um die Kundenbedürfnisse effizienter zu erfüllen, sowie Richtlinien und Verfahren abzuschaffen, die keinen Mehrwert bieten. (Im Ernst: Ihre TPS-Berichte interessieren die Kunden nicht wirklich.)

Schauen Sie sich bestimmte Funktionen und Abteilungen genau an und hinterfragen Sie, ob sie tatsächlich zum Umsatz beitragen. Wenn nicht, finden Sie heraus, wie sie dazu beitragen können. Und wenn ja, wie können Sie ihren Arbeitsfluss verbessern?

Streben Sie nach Perfektion

Wie können Sie diese Schritte täglich wiederholen? Wie können Sie sicherstellen, dass Sie ständig daran arbeiten, Verschwendung zu vermeiden, den Arbeitsfluss zu verbessern und die Kundenbindung aufrechtzuerhalten? Wir sind große Befürworter davon, die Mitarbeiter vor Ort um Input zu bitten, und das Gleiche können wir Ihnen auch über Ihre Büromitarbeiter sagen. Sie wissen nicht nur bereits, welche Systeme Zeit- und Energieverschwender sind, sondern auch, wie sie das Problem beheben können. Bitten Sie sie, ihre Prozesse zu gestalten, und Sie erhalten nicht nur ihre Zustimmung zu den großen Veränderungen, sondern sie werden sich auch dafür einsetzen, diese Veränderungen auch lange nach ihrer Umsetzung beizubehalten.

Halten Sie in den kommenden Wochen Ausschau nach einer Blogserie mit unserem CEO Jim Lancaster darüber, wie er Lean-Prinzipien bei Lantech anwendet.

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