Bekommen Sie mit Lean Thinking Ihren E-Mail-Albtraum in den Griff

E-Mail, das Kommunikationsmedium, das unser Leben einfacher machen sollte, ist so schlecht geworden, dass viele von uns zu professionellen E-Mail-Beantwortern geworden sind. Manche Leute verbringen mehrere Stunden am Tag mit dem Beantworten von E-Mails, anstatt ihrer eigentlichen Arbeit nachzugehen. Aber wenn Sie etwas Lean-Denken auf Ihre E-Mails anwenden, können Sie sie unter Kontrolle halten und im Laufe des Tages mehr Arbeit erledigen.

Identifizieren Sie den Wert

Sie müssen nicht auf jede E-Mail antworten. Sie brauchen nicht einmal jede E-Mail. Melden Sie sich von jedem Newsletter-Abonnement ab, das Sie seit drei Monaten oder länger nicht mehr geöffnet haben. Erstellen Sie Filter die gewünschte Newsletter in einem eigenen Ordner ablegen. Grundsätzlich gilt: Wenn es sich um eine Nachricht handelt, mit der Sie nichts anfangen möchten, können Sie sie löschen oder archivieren. Erstellen Sie weitere Filter, um unternehmensweite Memos in einem anderen Ordner abzulegen, damit Sie sie später lesen können. Ihr Ziel ist es, die Anzahl Ihrer eingehenden E-Mails auf ein Minimum zu beschränken, und das beginnt mit Filtern.

Schaffen Sie einen Fluss und vermeiden Sie Ausfallzeiten

In diesem Fall ist Ihr Flow Ihre reguläre Arbeit. Vermeiden Sie Unterbrechungen Ihrer Arbeit durch Planung Planen Sie E-Mail-Antwortzeiten in zwei 30-Minuten-Blöcken ein, anstatt alles zu unterbrechen, sobald eine Nachricht eingeht. Planen Sie einen Block für den Morgen und einen für den späten Nachmittag ein. Richten Sie bei Bedarf einen Autoresponder ein, der den Leuten mitteilt, dass Sie E-Mails nur während dieser Zeit beantworten. So vermeiden Sie, dass Sie ständig zwischen E-Mails und Ihren Aufgaben hin- und herspringen.

Abfall beseitigen

• Inventar: Genauso wie Sie nicht zu viele Rohstoffe oder Fertigprodukte anhäufen sollten, sollten Sie auch Ihren Posteingang nicht überfüllen. Behandeln Sie ihn nicht wie eine Aufgabenliste. Verbinden Sie stattdessen Ihre E-Mails mit Ihrem Aufgabenprogramm (Google Tasks, Outlook To-Dos, Wunderlist usw.) und erstellen Sie jedes Mal, wenn Sie auf eine E-Mail antworten müssen, eine Aufgabe und archivieren Sie die Nachricht.

• Bewegung & Transport: Effizienzexperten raten Ihnen, ein Blatt Papier nur einmal zu bearbeiten – wenn Sie es erhalten, beantworten Sie es, werfen Sie es in den Papierkorb oder legen Sie es ab. Dasselbe gilt für E-Mails. Wenn sie in Ihrem Posteingang eintreffen, beantworten Sie sie, wandeln Sie sie in eine Aufgabe um, archivieren Sie sie oder löschen Sie sie. Wenn Sie glauben, dass Sie erst später dazu kommen, löschen Sie sie. Wenn es nicht wichtig genug ist, um es jetzt zu erledigen, werden Sie es wahrscheinlich auch erst später erledigen.

• Überverarbeitung: Haben Sie schon einmal eine E-Mail erhalten, die keine Antwort erforderte – „Es gibt Donuts im Konferenzraum“ –, aber Sie haben trotzdem geantwortet? Oder Sie mussten eine kurze Information weitergeben, haben aber „Lesen Sie dies“ in die Betreffzeile geschrieben und nur einen einzigen Satz in den Text? Das ist übertriebene Verarbeitung. Wenn Sie auf etwas nicht antworten müssen, tun Sie es nicht. Wenn Sie den einzigen Satz in die Betreffzeile schreiben können, tun Sie es.

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